Elektronisches Fahrtenbuch - Finanzamttauglich

April 5, 2017

Ecovis-Steuerberater Hans Laimer aus Landau freut sich über den Nutzen seines elektronischen Fahrtenbuchs. „Der Zeitaufwand ist deutlich geringer als bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch“, bringt er einen wesentlichen Vorteil auf den Punkt. Bevor er mit seinem Pkw losfährt, wählt er bei der elektronischen Variante mit drei farbigen Tasten aus, um welche
Fahrt es sich handelt: dienstlich, privat oder um die Strecke zwischen Wohnung
und Kanzlei. Die unter einer Klappe versteckte Tastatur hat er am Armaturenbrett
links neben dem Lenkrad montieren lassen. „Ich bin mit dieser Lösung voll und ganz
zufrieden“, sagt der Steuerexperte, der das System bereits seit Sommer 2016 verwendet.
Meist nutzt er den Pkw dienstlich oder für den Weg ins Büro. Privat ist er nur gelegentlich
unterwegs.

 

 

 

 

Das Ausfüllen des Fahrtenbuchs übernimmt im Grunde die Elektronik mit der eingebauten
GPS-Ortung. Die Technik erfasst alle relevanten Daten der einzelnen Routen
automatisch, vom Zeitpunkt des Fahrtbeginns über die zurückgelegten Strecken bis zur Ankunftszeit. Hierzu hat er sämtliche wiederkehrenden Fahrziele und Routen mit den Namen der Geschäftskunden schon vorab per Internet gespeichert. Dadurch kann er jederzeit auf die bereits erfassten Kundendaten samt der zugehörigen Strecke zugreifen. Für seine Steuererklärung druckt Laimer einfach die Liste mit allen zurückgelegten Fahrten aus. Dazu gehören auch Reisen zu Weiterbildungsveranstaltungen.

 

Automatische Aufzeichnung und Dokumentation Interessant sind elektronische Anwendungen
besonders auch für Firmenflotten. „Neben den steuerlich relevanten Daten
können zudem Zeiten für An- und Abfahrten oder die Verweildauer am jeweiligen Zielort
aufgezeichnet und analysiert werden. Vorab bestimmte Halt- und Einsatzgründe
werden durch metergenaues Geofencing automatisch aufgezeichnet und in späteren
Dokumentationen ausgewiesen“, erklärte Thomas Duczek, Projektleiter bei Geranos
Drive, einem Anbieter elektronischer Fahrtenbücher aus Bad Endorf.
Worauf ist bei der Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuchs zu achten? „Die
Finanzämter erkennen die Fahrtenbücher nur an, wenn sie manipulations- und revisionssicher
sind“, betont Ecovis-Steuerberaterin Katrin Grothe in Pritzwalk. Die Elektronik
samt Software muss so installiert sein, dass das System nicht vom Bordnetz des Fahrzeugs
zu trennen ist. Nachträgliche Korrekturen lassen sich zwar per Internet-Browser
durchführen und sind auch erlaubt. „Doch die Änderungen der bereits eingegebenen
Informationen, wie etwa ein Reiseziel, sind binnen sieben Tagen vorzunehmen“,
warnt Hans Laimer, sonst ist Ärger mit dem Fiskus vorprogrammiert.

 

ORDENTLICH FÜHREN


Ein Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten, egal ob manuell oder elektronisch
geführt:


– Dienstfahrten: Datum und Kilometerstand zu Beginn sowie am Ende mit Ziel, Route, Reisezweck, Zeitangaben, Namen der aufgesuchten Geschäftspartner oder das jeweilige Kürzel.


– Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz: Datum, Kilometerstand bei Fahrtbeginn und am Ziel


– Privatfahrten: Hier reichen die Angaben für die gefahrenen Kilometer

 

 

WORÜBER WIR REDEN SOLLTEN


– Wann empfiehlt sich ein elektronisches Fahrtenbuch?


– Mit welchen Kosten ist zu rechnen?


– Welche Vorteile bieten elektronische Fahrtenbücher in einer Dienstwagenflotte?

 

 

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